如何分享 Google 日曆：4 種方法與步驟截圖

去年，我和同事 Elena 花了整整三天，才喬出一通 30 分鐘的通話。三天。她會寄信問我「星期二下午可以嗎？」我回她「我要開會到 4 點。」接著她改問星期三，而我有空時她卻沒空。到了星期四，我們兩個都已經對一場原本 10 秒就能安排好的對話感到煩躁。最蠢的是？她其實只需要看得到我的日曆就好了。我只是一直不知道該怎麼分享 Google 日曆 ，卻又不想把自己整個生活的鑰匙都交出去。

結果發現，和別人分享 Google 日曆其實有四種不同的方法，而且彼此不能互相取代。第一種是邀請某人參加單一會議。第二種是讓同事查看你的空閒時段。第三種是把你的行程放到網站上公開顯示。第四種則是授權助理實際管理你的行程。我會把這四種方法都講清楚——另外也會說明權限等級（Google 的命名方式真的非常容易讓人搞混）、真正需要在意的隱私問題，以及當你分享過頭時要怎麼收回。

本文於 2025 年 1 月使用目前的 Google Calendar 瀏覽器版本實測。如果你用的是手機 App，有些設定不會出現——我會在文中特別標示。

本文內容：

1. 方法 1：分享單一活動

2. 方法 2：分享整個日曆

3. 方法 3：取得日曆的公開連結

4. 方法 4：委派權限給助理

5. 權限等級比較

6. 隱私與安全性

7. 如何停止分享

8. 與 Outlook 和 Apple Calendar 同步

9. 常見問題

方法 1：分享單一活動

你有一場會議。你希望某人參加。你又不想讓對方翻看你整個日曆。那就是用這個方法。

快速版流程是：建立活動、把對方 email 加成來賓、選擇對方可做的事情、儲存。Google 會寄出邀請，對方可以回覆是／否／也許。當對方回覆後，你會直接在活動裡看到。

接下來講詳細版，因為快速版會漏掉一些很容易讓人踩雷的地方。

1. 在瀏覽器中開啟 Google Calendar。點選活動要安排的日期和時間。會跳出一個小視窗。輸入標題——名稱先隨便打也沒關係，之後都可以改。接著點 更多選項。

2. 現在你會進到完整的活動頁面。把你在意的資訊填上去——地點、說明、Zoom 連結，隨你。右側會有一個 新增來賓 的欄位。

3. 輸入對方的 email，按 Enter。你可以加入不只一個人——每輸入一位就按一次 Enter。Google 會從聯絡人裡自動完成，這功能很好用，直到它自動補成錯的那位「David」而你沒發現。別問我是怎麼知道的。

4. 在來賓名單下方，有一個小連結叫做 來賓權限。點開後會出現三個核取方塊：

· 修改活動 — 對方可以更改時間、加入更多來賓，甚至把整個活動刪掉。

· 邀請其他人 — 對方可以把邀請轉寄給更多人，但不能更改時間或活動內容。

· 查看來賓名單 — 對方可以看到還有誰會參加。就只有這樣，不能編輯。

大多數工作情境下，你要的通常是「查看來賓名單」。你大概不會希望客戶沒先問過你，就直接改掉你的會議時間。

5. 點上方的 儲存。Google 會問你：「要寄送邀請電子郵件給來賓嗎？」點 傳送。完成。對方會收到 email，點選「是」或「否」，如果他使用 Google Calendar，接受後活動就會自動顯示在他的日曆裡。

你邀請的人不需要有 Google 帳戶，也能收到 email 邀請。不過如果他想把活動加入自己的 Google 日曆，就必須登入 Google 帳戶。如果他使用 Outlook 或 Apple Calendar，仍然可以開啟 email 裡附的 .ics 檔案手動加入。

方法 2：分享整個日曆

好，這就是當初最讓我害怕的方法。第一次我想 分享 Google 日曆 給同事時，我不小心把她設成可以完整編輯我所有內容。她本來是有能力把我的牙醫預約改名成「絕對不是牙醫預約」的，而我可能要等打開手機才會發現。她沒這麼做，但她做得到。

Google 的權限標籤完全沒有幫助。字眼很模糊，甚至有點令人不安。不過只要你知道每個選項實際代表什麼，就沒那麼可怕了。我保證。

1. 開啟 Google Calendar。在左側「我的日曆」下方，把滑鼠移到你要分享的日曆名稱上。名稱旁邊會出現三個小點。點它，然後選 設定和分享。

2. 往下捲，找到 與特定使用者分享。會有一個 新增使用者 按鈕。點它。

3. 輸入對方的 email。然後——這才是關鍵——看一下 email 輸入框旁邊的權限下拉選單。共有四個選項：

· 僅查看忙碌/空閒資訊（隱藏詳細資料） — 對方只能看到你日曆上哪些時段被占用。看不到標題。看不到地點。只知道你「忙碌中」。如果只是要讓同事知道你什麼時候有空，這就是你該選的。

· 查看所有活動詳細資料 — 對方可以看到所有活動的標題、地點、說明。唯一例外是你特別標記為私人活動的項目，後面我會解釋。

· 可變更活動 — 對方可以在你的日曆中建立、編輯與刪除活動。這個權限請務必想清楚再給。

· 可變更活動和管理分享設定 — 完整控制權。對方幾乎什麼都能做，包括把你的日曆再分享給其他人。只有你會信任到願意把密碼交給對方的人，才該拿到這個權限。

4. 選好權限後，點 傳送。對方會收到一封 email，通知你的日曆已與他分享。他點連結接受後，你的日曆就會出現在他的「其他日曆」清單中，也可以自由切換顯示或隱藏。

解決 Elena 的排程問題

還記得前面提到的 Elena 嗎？那場花了三天才排好的惡夢？真正的解法，就是給她「僅查看忙碌/空閒資訊」權限。她可以看到我什麼時候有事，但看不到我在做什麼。從此不用再來回寄信。她只要打開我的日曆、找到空檔、送出一封邀請。30 秒，結束。

如果你有固定一起合作的人——就直接給對方忙碌/空閒權限吧。不到一分鐘就能設定好，而且一年下來，會替你省掉大量「那星期四兩點可以嗎？」這種來回確認的時間。

方法 3：取得日曆的公開連結

這個方法適合你想要把 Google 日曆公開的情況——例如把可預約時段嵌入網站，或在電子報中放一個任何人都能開啟、不需登入的連結。

1. 起點一樣。把滑鼠移到左側的日曆名稱上，點三個小點，選 設定和分享。

2. 捲動到 活動的存取權限。你會看到一個核取方塊：設為公開。

先停一下。在你勾選之前，先想清楚「公開」是什麼意思。意思就是：網路上的任何人都可能看得到你的活動內容。如果這件事讓你胃縮了一下，那很好。你本來就應該有點緊張。

我自己會這樣做——而且也建議大多數人這樣做：另外建立一個專門用來公開的日曆。名稱可以叫「可預約時段」或「Office Hours」之類。只把你想公開的可用時段放進去。把那一個設成公開。真正的主日曆——也就是有看診預約、私人行程那些——維持私密。這樣外界只看得到你何時有空，看不到別的資訊。很乾淨。

要建立新日曆：在 Google Calendar 左側「其他日曆」旁邊，點 + ，選 建立新日曆。命名後，再回去把那個新日曆公開分享。

3. 開啟公開權限後，再往下捲一點，會出現兩個東西：

· 公開網址 — 一個連結。任何人點了都能以唯讀方式查看你的日曆，不需要登入。

· 嵌入程式碼 — 一段 HTML 程式碼。把它貼到你的網站裡，日曆就會以小視窗的形式顯示在頁面上。

4. 複製你需要的那一種。網站要用就拿嵌入碼。電子郵件或訊息要分享就拿網址。

在貼上嵌入碼之前，先點旁邊的 自訂。你可以設定顯示檢視方式（週、月、議程）、大小、是否顯示日曆名稱等等。調整好之後複製程式碼，貼到你網站上就可以了。

前面提到的「分開建立公開日曆」這招？我自己就在用。我的「Bookable」日曆只放可預約的空檔。網站上嵌入的就是這個日曆。客戶只會看到我有空的綠色時段，其他一概看不到。而我的主日曆只分享給兩個人。整套設定大概花了我 10 分鐘，但已經穩定用了超過一年，完全沒出過問題。

方法 4：委派權限給助理或團隊

假設你有助理，或有團隊行政，或有負責替你排程的合作夥伴。你希望他們可以查看你的日曆、幫你加活動、挪動時間——基本上就是幫你管理行程，讓你不用自己處理。這就叫做委派存取權，而且會因為你使用的是免費 Google 帳戶還是付費 Google Workspace 帳戶而稍有不同。

對大多數人來說，其實方法 2 就已經夠了。照上面的步驟，把助理設成 可變更活動，他就能從自己的帳戶中查看並編輯你的日曆。只是他不能再轉分享給別人。

如果你需要對方做得更多——例如代表你回覆邀請、管理分享設定之類——你就需要真正的委派存取權，而這是 Google Workspace 的功能。設定如下：

1. 前往 calendar.google.com。點右上角的設定齒輪。

2. 在左側欄中，於「我的日曆設定」下找到你的日曆。點它。

3. 往下捲到 與特定使用者分享。點 新增使用者。

4. 輸入你助理的 email。若你想讓他有完整控制權，就選 可變更活動和管理分享設定。如果你只希望他管理你的行程，但不能再轉分享，就選 可變更活動。

5. 點 傳送。他會收到 email，點擊接受後，你的日曆就會顯示在他的帳戶裡。

權限等級：每一種到底代表什麼

我已經跟太多人解釋過這些權限，所以乾脆做了一張表。請收藏。真的。

我該選哪一種？

只是需要知道你什麼時候有空的同事：僅查看忙碌/空閒資訊。這是幾乎沒人用、因為大家根本不知道它存在的功能。請用它。這才是正確選項。

需要密切合作的團隊：查看所有活動詳細資料。他們可以看到你在忙什麼，但不能修改任何內容。

幫你安排事情的助理或合作夥伴：可變更活動。他們能新增和移動活動，但不能再轉分享你的日曆。

理想上不該給任何人：可變更活動和管理分享設定。這是完整控制權。除非你也願意把筆電密碼交給對方，不然不要給。

隱私：別人到底看得到什麼？

這通常是大家對分享日曆最緊張的地方。他們會想：「如果我分享日曆，大家不就會看到我的看診預約和孩子的家長會？」是的，如果你不做任何設定，他們有可能看到——除非你把那些活動標示為私人。

當你在 Google Calendar 建立活動時，會有一個小型下拉選單，預設顯示為「預設可見度」。把它改成 私人。這樣一來，對於能查看你日曆的人來說，這個活動只會顯示成「忙碌」。他們看得到時間區塊，但看不到標題、地點、說明。什麼都看不到，只知道你那段時間有事。

所以，如果你的同事擁有「查看所有活動詳細資料」權限，而你把下午 2 點的預約標成私人，那他只會看到你 2 點到 3 點忙碌。他不會知道那是什麼預約。運作方式正是你想要的樣子。

想要讓每個新活動一開始就預設為私人？到「設定」→ 在「我的日曆設定」下選你的日曆 → 捲動到「預設可見度」→ 改成 私人。之後你建立的每個活動都會預設為私人，除非你手動改掉。這是懶人做法，而我是稱讚的意思。如果你會把日曆分享給很多人，請這樣設定，然後別再擔心。

如何停止分享（而且確定真的停止）

有時候你把日曆分享給某人，之後又不希望對方再有權限。可能是對方離職了。可能你們鬧翻了。也可能你當初分享範圍太廣，現在開始焦慮。總之，解法如下。

1. 前往 Calendar 設定。把滑鼠移到左側的日曆名稱上，點三個小點，選 設定和分享。

2. 捲動到 與特定使用者分享。你會看到所有已分享對象，依 email 列出。

3. 找到你要移除的人。點他名字旁邊的垃圾桶圖示。

4. 點 儲存。

完成。對方的存取權會立刻消失。不是「24 小時內生效」，而是現在馬上。你的日曆會從他的畫面中消失。如果他嘗試打開，會看到「你沒有存取權」之類的錯誤。Google 不會寄 email 通知對方你已收回權限。它就只是直接失效。

但有一個例外：如果對方在你移除權限之前，已經複製了活動內容或匯出你的日曆，那些資料現在已經在他的電腦裡了。停止分享只能阻止未來的存取，沒辦法抹除對方之前已經存下來的內容。過去的事，回不去。

把 Google Calendar 與 Outlook、Apple Calendar 同步

不是每個人都完全活在 Google 生態系裡。有些人在私人帳戶用 Google Calendar，但工作上用 Outlook。也有人用 iPhone，希望 Google 日曆活動顯示在 Apple 的行事曆 App 裡。這兩種情況都辦得到。

Google Calendar → Apple Calendar（iPhone、iPad、Mac）

這個很簡單。在 iPhone 或 iPad 上：設定 → 行事曆 → 帳號 → 加入帳號 → Google。登入後，確認「行事曆」開關有打開。就這樣。你的 Google 活動現在就會出現在 Apple Calendar App 裡。

在 Mac 上：系統設定 → 網際網路帳號 → 加入帳號 → Google。流程一樣。

Google Calendar → Outlook（桌面版）

這個稍微多幾步，但也不難。開啟 Outlook。檔案 → 帳戶設定 → 帳戶設定。點選 網際網路行事曆 分頁。再按 新增。

接著你需要一個 Google 提供的特殊網址。回到 Google Calendar。設定 → 在左側找到你的日曆 → 一路往下捲到 iCal 格式的秘密網址。複製那個 URL，貼到 Outlook。點 新增。幫它命名。完成——Google 的活動現在會出現在 Outlook。

但要注意：這是單向同步。Google 會把活動推送到 Outlook。你如果在 Outlook 建立活動，不會回寫到 Google。若想雙向同步，就需要付費的第三方工具。CalendarBridge 是其中一個，還有其他選擇。

反方向——Outlook → Google Calendar

在 Outlook 網頁版中，開啟你的日曆。點 分享 → 發佈日曆。選擇要發佈的日曆與權限等級，然後點 發佈。你會得到一個 iCal URL。把它複製下來。

接著到 Google Calendar。左側「其他日曆」旁邊點 + → 透過網址加入。貼上 Outlook URL，點 新增日曆。這樣 Outlook 的活動就會出現在 Google 裡。一樣是單向同步，和前面相同。

常見問題

我可以把 Google 日曆分享給沒有 Google 帳戶的人嗎？

不能直接用 email 指定分享。若要用 email 分享給特定對象，對方需要有 Google 帳戶。如果對方沒有，你的選項有兩個：把日曆設為公開（任何有連結的人都能看，不需登入），或把日曆匯出成 .ics 檔案再用 email 寄給對方。不過 .ics 檔只是某一刻的快照——如果之後你新增了新活動，它不會自動更新。

如果我分享了日曆，別人看得到我的私人活動嗎？

看不到。你標示為私人的活動，對已分享對象只會顯示成「忙碌」。他們看得到時間區塊，但看不到標題、地點或任何細節。這在各種權限等級下都一樣——即使是「可變更活動和管理分享設定」也無法直接看到私人活動內容，除非對方手動去改某個活動的可見度設定。

我已經分享日曆了，但對方說看不到，出了什麼問題？

最常見的原因是：對方還沒點邀請 email 裡的連結。當你分享日曆時，Google 會寄一封 email 給對方。收件人必須在信中點選「新增日曆」。在那之前，他那邊什麼都不會出現。請他順便檢查垃圾郵件資料夾——有時那封信會跑到裡面。另外也請再確認一次你輸入的 email 是否正確。我自己出錯的次數，比我願意承認的還多。

如果有人把日曆分享給我，我怎麼知道？

你會收到 Google 寄來的 email。主旨通常會像是「某某某與你分享了一個日曆」。點信中的連結接受後，對方的日曆就會顯示在你的 Google Calendar 左側「其他日曆」下方。你可以用名稱旁邊的核取方塊決定顯示或隱藏。

如果我刪掉一個有來賓的活動，會發生什麼事？

Google 會問你要不要寄送取消通知 email 給來賓。請選「是」。這樣活動會從對方日曆中移除，而且他們也會收到一封通知，知道活動已取消。如果你點「否」——不要這樣做——那個活動會繼續留在對方日曆上，直到他們手動刪除，而他們也不會知道你其實已經取消了。

我可以把日曆分享給群組 email 別名嗎？

可以，你可以在「與特定使用者分享」欄位中加入 Google 群組的 email 位址。群組中的所有人都會取得權限。不過要注意的是，如果之後有人新加入群組，他是否會自動獲得權限，會依你的 Workspace 設定而有些不一致。如果你很依賴這個做法，請先用新加入的群組成員實測一次，不要直接假設它一定能運作。

以上就是全部內容

分享 Google 日曆其實不難。之所以讓人覺得難，是因為 Google 把設定藏在三層選單裡，權限名稱又寫得像律師起草的一樣難懂。但實際上，如何分享 Google 日曆 這件事就是：選方法、選權限、送出邀請。上面那張權限表，其實是你唯一真正需要記住的東西。

幫自己一個忙，今天就先把忙碌/空閒分享設定給你最常合作的同事。當你真正知道如何正確分享 Google 日曆 之後，整個流程只要一分鐘，卻能徹底消滅那種沒完沒了的排程 email 拉鋸戰。Elena 和我，就是從三天來回確認，變成一句「我看到你 2 點有空，我送邀請囉」。小小改變，差很多。

如果你的日曆裡已經塞滿會議——那也許你該搭配一個能幫你處理筆記的工具。像是能自動加入通話，並同步到 Notion、Slack 或 Google Docs 的工具。知道會議什麼時候開是一回事，記得會議中到底講了什麼，又是另一回事。

關於作者： 本文由 HiNoter 編輯團隊撰寫。我們專注於分享分散式團隊實際如何工作，也打造工具讓這件事變得更簡單。HiNoter 會自動加入你的會議、支援 50+ 種語言轉錄，並在通話結束的當下，把內容整理成結構化筆記與行動項目。如果你正在找一個真的會出席的會議助理，那就是我們。